Podejmowanie decyzji i obrady online w fundacjach i stowarzyszeniach – nowe przepisy rozwiewają wątpliwości

Podejmowanie decyzji i obrady online w fundacjach i stowarzyszeniach – nowe przepisy rozwiewają wątpliwości

Od końca marca 2026 roku organizacje pozarządowe nie mają już wątpliwości – podejmowanie decyzji oraz organizowanie posiedzeń organów z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej (tzw. „online”) jest w pełni legalne i może być stosowane w codziennej działalności NGO.

Online jako standard działania NGO

Posiedzenia zarządów i innych organów organizacji pozarządowych w trybie zdalnym stały się powszechną praktyką już od czasu pandemii COVID-19 w 2020 roku. Dla wielu organizacji była to konieczność, która szybko przerodziła się w wygodne i efektywne rozwiązanie. Dziś można śmiało powiedzieć, że „onlajny” stały się standardem funkcjonowania sektora pozarządowego.

Pomimo tej praktyki, przez długi czas pojawiały się wątpliwości interpretacyjne – zwłaszcza ze strony sądów rejestrowych – dotyczące legalności takich działań poza okresem obowiązywania stanu epidemii.

Nowelizacja ustaw – jasne zasady

Wejście w życie w marcu 2026 roku nowelizacji przepisów dotyczących fundacji i stowarzyszeń ostatecznie rozwiązało ten problem. Z ustaw usunięto przepisy, które uzależniały możliwość korzystania z komunikacji elektronicznej od obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii.

W szczególności uchylone zostały:

* art. 5 ust. 1b ustawy o fundacjach,
* art. 10 ust. 1e ustawy – Prawo o stowarzyszeniach.

Nowe regulacje pozostawiają możliwość podejmowania decyzji i prowadzenia posiedzeń online, ale bez ograniczania ich wyłącznie do sytuacji nadzwyczajnych. Oznacza to, że organizacje mogą korzystać z tych rozwiązań w każdej sytuacji – także w „zwykłych” warunkach funkcjonowania.

Co to oznacza dla organizacji?

Zmiany przepisów przynoszą szereg korzyści dla sektora pozarządowego:

* większa dostępność – łatwiejszy udział w posiedzeniach dla osób z ograniczoną mobilnością,
* większa reprezentatywność – więcej członków może brać udział w podejmowaniu decyzji,
* niższe koszty – ograniczenie wydatków związanych z organizacją spotkań stacjonarnych,
* większa elastyczność – możliwość łączenia formy online i tradycyjnej.

Nowelizacja potwierdza również, że organizacje mogą (i powinny) uwzględniać możliwość prowadzenia obrad i głosowań online w swoich statutach.

Skąd wziął się problem?

Regulacje dotyczące zdalnego funkcjonowania organów NGO pojawiły się w 2020 roku jako przepisy szczególne, obowiązujące w czasie pandemii. Miały one umożliwić ciągłość działania organizacji, zwłaszcza tych, które nie posiadały odpowiednich zapisów statutowych.

Po odwołaniu stanów nadzwyczajnych przepisy te formalnie pozostały w ustawach, ale ich powiązanie z okresem epidemii zaczęło budzić wątpliwości. Pojawiły się interpretacje, że skoro przepisy odnoszą się do szczególnych okoliczności, to poza nimi nie można stosować trybu online.

Obecna nowelizacja jednoznacznie kończy te spory interpretacyjne.

Podsumowanie

Nowe przepisy to ważny krok w kierunku unowocześnienia i usprawnienia działania organizacji pozarządowych. Legalność posiedzeń i decyzji online nie budzi już wątpliwości, a organizacje mogą bez obaw korzystać z narzędzi komunikacji elektronicznej w swojej codziennej działalności.

To rozwiązanie, które odpowiada na realne potrzeby sektora NGO i wspiera jego dalszy rozwój.